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怎么在Word 2013中执行邮件合并?

酷网3周前 (11-09)word教程18

如何在Word 2013中执行邮件合并?Word 2013具有一个称为邮件合并的有用功能。一个邮件合并相结合的数据列表,通常的名称和地址(即邮寄信息),以套用信函,标签或信封模板,为每个人信的定制副本。

大公司使用邮件合并来发送自定义广告,但这不仅仅适用于企业。家庭用户可以利用邮件合并功能获取圣诞贺卡邮件标签,聚会邀请函,俱乐部新闻通讯等。

执行邮件合并是一个三步过程:

  • 创建(或识别)数据源。
  • 创建主文档,然后在其中插入合并代码。
  • 在数据源和主文档之间执行合并操作。

数据源必须是定界文件。换句话说,必须采用某种一致的方式来区分数据的一列或一行与下一行。以下是一些可能的数据源类型:

  • Excel或Word表:如果数据源是Excel电子表格,则每种类型的信息都在单独的列中。如果数据源是Word表,也是如此。

Word

  • 纯文本:如果数据源是纯文本文件,则每一列都由特定字符(例如制表符或逗号)定界(分隔)。当定界文本文件使用逗号时,它是一个逗号分隔值(CSV)文件。

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  • Outlook:如果数据源是Outlook联系人列表,则每种类型的信息都位于单独的字段中。
  • 单词列表:如果您还没有数据源,请选择“邮件”→“选择收件人”→“键入新列表”以使用Word中的“键入新列表”功能创建一个。

数据文件中除数据外(不应包含任何行名,并且可以包含一行字段标签,包括名称,地址,城市,州和邮政编码)。不要在页面顶部使用任何空白行或标题,因为这会混淆邮件合并实用程序。在将文件用作邮件合并源之前,请检查数据文件以删除多余的行。

准备数据文件后,您将设置主文档。您可以从头开始创建主文档,也可以从现有文档开始并将其转换为邮件合并主文档。主文档由常规文本以及显示合并字段应插入位置的代码组成。

Word

然后,作为合并过程的最后一步,将两个部分放在一起。您可以将结果直接发送到打印机,也可以创建一个包含合并的新文档,然后可以根据需要进行编辑然后再打印。

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