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怎么创建Word 2007文档的索引?

酷网7个月前 (11-08)word教程70

如果要为Word 2007文档创建索引,则第一个任务是标记要包括在索引中的单词或短语。最常用的方法是在每次要出现在索引中的每个项目出现时,在文档中插入一个索引标记。

标记索引项

要手动标记索引条目,请按照以下步骤操作,只要您可以保持清醒:

1.打开您要建立索引的文档。

2.使用鼠标或键盘在索引中选择所需的单词或短语。

3.按键盘快捷键Alt + Shift + X。

可以肯定,Alt + Shift + X是Word较难忘的键盘快捷键之一。它打开“标记索引输入”对话框。

4.仔细检查“主条目”字段中的内容。如果正确,请单击“标记”按钮。如果不是,请更正它,然后单击“标记”。

文本不必完全像在文档中一样出现在索引中。例如,您可以突出显示要包含在索引中的缩写词,但是然后编辑“主条目”字段,以使单词的完整拼写而不是缩写词出现在索引中。

5.要在另一个单词下索引条目,请在“主要条目”字段中键入替代条目,然后再次单击“标记”按钮。

例如,除了“ mangy mutt”之外,您可能还想为“ mutt,mangy”创建一个条目。

6.通过在文档中突出显示所有其他索引条目并单击“标记”按钮来标记它们。

“标记索引项”对话框在屏幕上的显示方式与“拼写”对话框类似,因此您可以有效地标记其他索引项。因此,在“标记索引条目”对话框保持可见的同时,您可以选择另一个索引条目的文本,然后单击“标记”以对其进行标记。只要有精力,就可以保持索引编制。

7.标记了所有需要的索引条目后,单击“关闭”按钮。

索引条目标记有特殊代码,格式为隐藏文本,因此您通常看不到它们并且无法打印。但是,它们在那里,等待创建索引时被计算在内。

以下是准备索引条目的一些及时提示:

  • 创建索引的最有效方法是在编写和编辑文档之后。在编写文档时创建索引条目只会减慢您的速度,并分散您的主要任务:写作。
  • 如果您在标记索引条目时遇到单词或短语,而您知道文档中其他地方出现了索引条目,请单击“标记索引条目”对话框中的“全部标记”按钮。通过单击“全部标记”按钮,您不仅可以为所选文本创建索引条目,还可以为文档中其他任何出现的所选文本创建索引条目。
  • 每次标记索引条目时,Word都会激活“显示所有格式标记”选项,该选项不仅显示用于标记索引条目的隐藏文本,还显示通常从视图中隐藏的其他字符,例如域代码,制表符,可选连字符,等等。此行为是正常现象,所以在发生这种情况时不要感到惊讶
  • 索引条目如下所示:{XE“ mangy mutt”},格式为隐藏文本。如果要在创建索引条目后更改索引条目,可以编辑索引条目文本(引号之间的部分)。

创建索引

标记索引条目后,生成索引的过程相对容易:

1.将插入点移到要显示索引的位置。

索引通常从文档末尾的新页面开始。

2.打开功能区上的“引用”选项卡,然后单击“索引”组中的“插入索引”按钮。

出现“索引”对话框。

3.从“格式”下拉列表中选择所需的索引样式。

4.与“索引”选项卡中的其他控件一起播放以微调索引。

• 类型:使您可以将索引子项放在单独的缩进行(缩进)上或一起运行(磨合)。

• 列:设置索引中所需的列数。二是规范。

• 语言:如果在Word中安装了多种语言选项,则可以在此处选择要使用的语言。

• 右对齐页码:如果要将页码放在索引的右边缘,请选中此复选框。

• Tab Leader:更改或删除将每个索引条目连接到其页码的虚线。当您选择页码右对齐选项,就只能删除虚线。

• 格式:让您选择索引的几种预设格式之一。或者,您可以指定“从模板”来使用文档模板中的样式来确定索引的格式。

5.单击确定。

索引插入到文档中。

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