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怎么在Word 2013中创建收件人列表

酷网4周前 (11-07)word教程16

除非您已经在Word 2013中构建并保存了收件人列表,否则您需要从头开始制作一个。此过程涉及设置列表,删除Word烦恼地为您预选的不需要的字段,添加您真正需要的字段,最后填充列表。它涉及很多,因此请密切注意。

请按照下列步骤创建一个新的收件人列表:

创建并保存主文档。

无论您创建哪种类型的邮件合并文档,创建收件人列表都是相同的。

在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,选择“选择收件人”→“键入新列表”。

如果此选项不可用,则说明您尚未正确创建主文档。否则,您会看到“新地址列表”对话框。

image0.jpg

Word假定您需要十几个字段来进行邮件合并,这很愚蠢,因为它超出了您的需要。因此,下一组步骤将删除多余的字段,并将其替换为文档所需的字段。

单击自定义列按钮。

出现“自定义地址列表”对话框,显示Word假定您需要的字段。这种愚蠢是不能容忍的。

  • 选择一个字段,你不会需要。
  • 用鼠标单击它。
  • 单击删除按钮。
  • 在确认对话框中单击“是”。

是按钮的键盘快捷键是Y键。哦,“删除”按钮(请参阅步骤5)的键盘快捷键是D。键入D,然后按Y删除所选字段。

对不需要的每个字段重复步骤4到6。

删除多余的字段后,下一步是添加所需的字段(如果有)。

无论它是否出现在消息正文中,在合并电子邮件时都需要“ Email_Address”字段。Word使用此字段,以便它知道将邮件发送到哪里。不要删除该字段!

您可以重命名某些字段以使其符合您的需要,而不是删除所有字段:选择一个字段,然后单击“重命名”按钮。

  • 要添加文档中所需的字段,请单击“添加”按钮。
  • 弹出“添加字段”对话框。
  • 输入字段名称,然后单击确定按钮。
  • 命名字段以反映其中的信息种类;例如Shark Bite Location。
  • 没有两个字段可以具有相同的名称。
  • 字段名称可以包含空格,但不能以空格开头。
  • 字段名称可以很长,尽管最好是较短的名称。
  • 字段名称中禁止使用以下字符:。!`[]。
  • 对主文档中您需要的每个新字段重复步骤8和9。

完成后,查看列表。它应与文档中所有CAPS字段的列表匹配(如果您选择创建它们)。不用担心,即使您花费更多时间,也可以稍后添加字段。

单击确定。

现在,您会看到自定义字段在“新地址列表”对话框中显示为列标题。

在最后一组步骤中,填写收件人列表。您需要输入记录,每个计划创建的文档都需要一个记录:键入第一条记录的数据。

键入适合于“新地址列表”对话框中显示的每个字段的信息:名称,头衔,邪恶昵称,起源星球等。

按Tab键进入下一个字段。

  • 填写最后一个字段后,您可能需要添加另一个记录:
  • 要添加新记录,请在最后一个字段中键入内容后按Tab键。
  • 当您在记录的最后一个字段中按Tab键时,会自动创建一个新记录并将其添加到下一行。继续填写数据!
  • 完成后回顾您的工作。
  • 您可以通过使用鼠标选择任何记录来编辑任何字段。

如果您不小心在列表末尾添加了空白记录,请单击以选中它,然后单击“删除条目”按钮。这样做是因为空白记录仍在邮件合并中处理,这可能导致纸张浪费。

单击确定。

  • 弹出“保存地址列表”对话框,允许您保存收件人列表。
  • 收件人列出了在“文档”或“文档”文件夹中名为“我的数据源”的文件夹中的驻留时间。Word自动选择(或创建)此文件夹。
  • 输入地址列表的名称。
  • 描述性名称是最好的。毕竟,您可能会再次使用相同的收件人列表。
  • 单击保存按钮。
  • 您返回到文档。
  • 合并邮件的痛苦中的下一步是将收件人列表中的字段搅入主文档中。

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